Μείωση θορύβου δεδομένων κατά 31% για εταιρεία logistics
Βοηθήσαμε μια εταιρεία στη Λεμεσό να ξεκαθαρίσει το πελατολόγιό της. Βρήκαμε 47 διπλοεγγραφές που προκαλούσαν λάθη στις αποστολές.
Η Atlas Trans Mediterranean αντιμετώπιζε σοβαρό πρόβλημα με την ακρίβεια των παραδόσεων της στην περιοχή της Λεμεσού και του Πειραιά. Η ανάλυσή μας έδειξε ότι το πρόβλημα δεν ήταν τα φορτηγά, αλλά οι λανθασμένες εγγραφές στο σύστημα διαχείρισης.
Η πρόκληση
Από τον Ιανουάριο του 2023, η εταιρεία παρατήρησε μια σταδιακή αύξηση στις επιστροφές εμπορευμάτων. Περίπου 14 στις 100 αποστολές κατέληγαν σε λάθος διεύθυνση ή αφορούσαν λάθος κωδικό πελάτη. Η διοίκηση πίστευε ότι έφταιγε το λογισμικό, αλλά η πραγματικότητα ήταν πιο απλή: η βάση δεδομένων είχε γεμίσει με «θόρυβο».
Υπήρχαν 47 διπλοεγγραφές πελατών που είχαν δημιουργηθεί από χειροκίνητα λάθη κατά την είσοδο των δεδομένων τα τελευταία 2 χρόνια. Αυτό προκαλούσε σύγχυση στο λογιστήριο και στις αποθήκες. Κάθε τέτοιο λάθος κόστιζε στην εταιρεία περίπου 160€ σε καύσιμα και εργατοώρες οδηγών, χωρίς να υπολογίζουμε τη δυσαρέσκεια των πελατών.
Η προσέγγισή μας
Η ομάδα μας, αποτελούμενη από 3 αναλυτές, ξεκίνησε έναν πλήρη έλεγχο των τελευταίων 18 μηνών. Δεν χρησιμοποιήσαμε αυτοματοποιημένα εργαλεία που υπόσχονται θαύματα. Αντίθετα, κάναμε διασταύρωση των ΑΦΜ και των διευθύνσεων παράδοσης μία προς μία.
Περάσαμε 4 εβδομάδες στο γραφείο της Atlas Trans Mediterranean για να καταλάβουμε πώς ακριβώς περνάνε οι υπάλληλοι τις παραγγελίες. Διαπιστώσαμε ότι η έλλειψη ενός απλού πρωτοκόλλου επαλήθευσης ήταν η ρίζα του κακού. Ειλικρινά, καμία τεχνολογία δεν θα έλυνε το πρόβλημα αν δεν διορθωνόταν η διαδικασία στην πηγή της.
Η λύση
Καθαρίσαμε τη βάση δεδομένων αφαιρώντας τις 47 προβληματικές εγγραφές και ενοποιώντας τα ιστορικά παραγγελιών. Στη συνέχεια, δημιουργήσαμε έναν απλό οδηγό εισαγωγής δεδομένων 3 βημάτων για το προσωπικό του γραφείου.
Αντί για περίπλοκα εγχειρίδια, φτιάξαμε μια λίστα ελέγχου σε μία σελίδα που τοποθετήθηκε δίπλα σε κάθε υπολογιστή. Επίσης, ορίσαμε μια εβδομαδιαία αναφορά ελέγχου που τρέχει κάθε Παρασκευή στις 14:00, η οποία εντοπίζει τυχόν νέες ασυμφωνίες πριν αυτές γίνουν φορτωτικές.
Αποτελέσματα
Μετά από 3 μήνες εφαρμογής των νέων κανόνων, η Atlas Trans Mediterranean είδε μια ξεκάθαρη βελτίωση στην καθημερινότητά της. Τα δεδομένα είναι πλέον καθαρά και οι αποφάσεις της διοίκησης βασίζονται σε πραγματικά νούμερα και όχι σε υποθέσεις.
Χρονοδιάγραμμα
-
Σεπτέμβριος 2024Έναρξη ελέγχου και εντοπισμός των 47 διπλών πελατών.
-
Οκτώβριος 2024Καθαρισμός βάσης και εκπαίδευση 4 υπαλλήλων γραφείου.
-
Νοέμβριος 2024Εφαρμογή εβδομαδιαίου ελέγχου και τελική αξιολόγηση.
"Πιστεύαμε ότι χρειαζόμασταν νέο λογισμικό των 10.000€. Η Proxysepetim Media μας έδειξε ότι το πρόβλημα ήταν στα δεδομένα μας. Πλέον ξέρουμε πού πηγαίνει κάθε φορτηγό."