Καθαρισμός δεδομένων σε 4 ημέρες

Τα μπερδεμένα Excel κοστίζουν σε χρόνο και χρήμα

Στην Proxysepetim Media γνωρίζουμε καλά ότι τα δεδομένα μιας επιχείρησης είναι συχνά σε κακή κατάσταση. Τον Νοέμβριο του 2024, δουλέψαμε με μια εμπορική εταιρεία στο Μαρούσι που είχε 164 διαφορετικά αρχεία Excel για το στοκ της. Οι μισές εγγραφές ήταν διπλότυπες και οι τιμές σε 42 κωδικούς ήταν περασμένες με λάθος δεκαδικά. Αυτό το χάος οδηγεί σε λανθασμένες παραγγελίες και χαμένα μετρητά. Εμείς αναλαμβάνουμε να ξεδιαλύνουμε αυτή την κατάσταση μέσα σε 96 ώρες, χωρίς να σας ζητήσουμε να αλλάξετε τον τρόπο που δουλεύετε.

Η διαδικασία ελέγχου σε 12 στάδια

Δεν χρησιμοποιούμε αυτόματα φίλτρα που σβήνουν τυχαία δεδομένα. Η ομάδα μας, που αποτελείται από 4 άτομα με εμπειρία σε B2B ανάλυση, ελέγχει κάθε στήλη ξεχωριστά. Ξεκινάμε με τον εντοπισμό κενών πεδίων και συνεχίζουμε με τη διόρθωση της μορφοποίησης σε ημερομηνίες και ποσά. Για παράδειγμα, αν έχετε πελάτες γραμμένους με τρεις διαφορετικούς τρόπους (π.χ. με κεφαλαία, μικρά ή τόνους), τους ενοποιούμε σε μία καθαρή καρτέλα. Η εμπειρία μας δείχνει ότι το 23% των λαθών στα λογιστικά προκύπτει από τέτοιες μικρές ασυμφωνίες στα αρχικά αρχεία.

Μια μικρή σημείωση: Πολλές φορές οι πελάτες μας φοβούνται να μας δείξουν τα αρχεία τους επειδή ντρέπονται για το χάος που επικρατεί. Μην ανησυχείτε, έχουμε δει χειρότερα από τα δικά σας και είμαστε εδώ για να δώσουμε λύση, όχι για να κάνουμε κριτική.

Τι θα έχετε στα χέρια σας την 4η ημέρα

Την τέταρτη εργάσιμη ημέρα, θα λάβετε ένα μοναδικό, κλειδωμένο αρχείο που περιλαμβάνει μόνο την αλήθεια των αριθμών σας. Σε ένα πρόσφατο έργο μας για έναν τοπικό διανομέα, καταφέραμε να μειώσουμε τον όγκο των δεδομένων από 8.400 σειρές σε 5.120 καθαρές εγγραφές. Αυτό σήμαινε ότι ο υπεύθυνος προμηθειών χρειαζόταν πλέον 14 λεπτά αντί για 2 ώρες για να βγάλει την εβδομαδιαία αναφορά του. Παραδίδουμε επίσης ένα σύντομο έγγραφο 2 σελίδων με τις παρατηρήσεις μας για το πού γίνονται τα συχνότερα λάθη κατά την πληκτρολόγηση από το προσωπικό σας.

Καθαρή ανάλυση χωρίς περιττά λόγια

Στην Proxysepetim Media δεν υποσχόμαστε θαύματα, αλλά καθαρούς πίνακες. Αν τα δεδομένα σας είναι ελλιπή κατά 78.7%, θα σας το πούμε ειλικρινά την πρώτη ημέρα και δεν θα προχωρήσουμε σε χρέωση αν δεν μπορούμε να βγάλουμε αποτέλεσμα. Στόχος μας είναι να παίρνετε αποφάσεις βασισμένες σε νούμερα και όχι σε υποθέσεις. Η μέση εξοικονόμηση χρόνου για το λογιστήριο ενός πελάτη μας μετά τον καθαρισμό είναι περίπου 8 ώρες τον μήνα, κάτι που μεταφράζεται σε άμεσο κέρδος για τη λειτουργία της επιχείρησης.

Για να ξεκινήσουμε, χρειαζόμαστε απλώς ένα δείγμα από 20-30 σειρές του αρχείου σας. Θα το ελέγξουμε δωρεάν και θα σας στείλουμε μια γραπτή εκτίμηση για το τι μπορεί να διορθωθεί μέσα σε 5-6 ώρες από την πρώτη επικοινωνία μας.