Πώς καθαρίσαμε 156 εγγραφές για μια μεταφορική εταιρεία
Η μεταφορική επιχείρηση του Γιώργου στον Ασπρόπυργο είχε ένα σοβαρό θέμα με τα δρομολόγια. Τα φορτηγά έχαναν χρόνο γιατί οι διευθύνσεις στο σύστημα ήταν γραμμένες με λάθη ή διπλοεγγραφές. Καθίσαμε μαζί τον Νοέμβριο του 2024 και διορθώσαμε 156 εγγραφές μία προς μία για να σταματήσει η σπατάλη.
Το χάος στα χαρτιά και οι χαμένες ώρες
Στην Proxysepetim Media βλέπουμε συχνά το ίδιο σκηνικό σε μικρές επιχειρήσεις. Ο Γιώργος είχε μια λίστα σε Excel με 450 πελάτες, αλλά οι 156 από αυτούς είχαν λάθος στοιχεία. Κάποιοι οδηγοί πήγαιναν στη Λιοσίων ενώ το δέμα ήταν για τη Λυσίων. Αυτό το μικρό λάθος στο όνομα της οδού κόστιζε περίπου 45 λεπτά καθυστέρηση σε κάθε δρομολόγιο. Τρεις οδηγοί έχαναν συνολικά 2,5 ώρες την ημέρα ψάχνοντας το σωστό σημείο παράδοσης.
Η κατάσταση είχε φτάσει στο απροχώρητο τον περασμένο Οκτώβριο. Οι πελάτες τηλεφωνούσαν εκνευρισμένοι γιατί το φορτηγό δεν είχε φανεί ακόμα. Οι οδηγοί γύριζαν στο γκαράζ αργά το βράδυ και ζητούσαν υπερωρίες για χρόνο που χανόταν στον δρόμο. Δεν έφταιγαν οι άνθρωποι, έφταιγαν τα δεδομένα που ήταν γεμάτα θόρυβο. Οι διευθύνσεις είχαν μπει στο σύστημα βιαστικά από τρία διαφορετικά άτομα χωρίς κανέναν έλεγχο.
Τρεις οδηγοί έχαναν συνολικά 2,5 ώρες την ημέρα ψάχνοντας το σωστό σημείο παράδοσης λόγω τυπογραφικών λαθών.
Πώς βρήκαμε τα 156 προβληματικά σημεία
Δεν χρησιμοποιήσαμε κάποιο μαγικό εργαλείο. Πήραμε τη λίστα και την περάσαμε από έναν απλό έλεγχο ταυτοποίησης. Συγκρίναμε τους ταχυδρομικούς κώδικες με τους πραγματικούς νομούς και τις περιοχές της Αττικής. Βρήκαμε ότι σε 47 περιπτώσεις ο κωδικός αντιστοιχούσε σε άλλη πόλη από αυτή που αναγραφόταν. Αυτό ήταν το πρώτο σοκ για τη διοίκηση της εταιρείας. Τα δεδομένα τους ήταν 34% ανακριβή σε βασικά πεδία.
Χρειάστηκαν 9 ώρες καθαρής δουλειάς από μια ομάδα 2 ατόμων για να γίνει ο καθαρισμός. Διορθώσαμε ονόματα δρόμων, προσθέσαμε αριθμούς που έλειπαν και σβήσαμε 12 εγγραφές που ήταν εντελώς διπλές. Εντοπίσαμε επίσης ότι 5 πελάτες είχαν μετακομίσει εδώ και 8 μήνες, αλλά η εταιρεία έστελνε ακόμα τιμολόγια στην παλιά διεύθυνση. Αυτό το μάζεμα των στοιχείων ήταν η βάση για να αρχίσει να βγαίνει νόημα στις αναφορές τους.
Η οικονομία στα καύσιμα που φάνηκε αμέσως
Μετά τον καθαρισμό, τα δρομολόγια βγήκαν ξανά από την αρχή. Με σωστές διευθύνσεις, το σύστημα πλοήγησης έβγαζε πλέον τις πιο σύντομες διαδρομές. Τον πρώτο μήνα εφαρμογής, τα φορτηγά διένυσαν 312 χιλιόμετρα λιγότερα την εβδομάδα. Με την τιμή του πετρελαίου κίνησης στα 1,62€ το λίτρο, η εξοικονόμηση ήταν άμεση. Ο Γιώργος είδε το ταμείο του να μένει με 1.200€ παραπάνω στο τέλος του Νοεμβρίου.
Εκτός από τα καύσιμα, μειώθηκαν και οι κλήσεις στο τηλεφωνικό κέντρο κατά 23%. Οι πελάτες δεν χρειαζόταν πλέον να δίνουν οδηγίες από το τηλέφωνο στον οδηγό που είχε χαθεί. Οι αποφάσεις βασισμένες σε νούμερα δούλεψαν στην πράξη. Η εταιρεία πλέον ξέρει ακριβώς πόσο χρόνο χρειάζεται κάθε παράδοση. Δεν υπάρχουν πια υποθέσεις, μόνο καθαρή ανάλυση της πραγματικής κατάστασης στην αγορά σήμερα.
Ο Γιώργος είδε το ταμείο του να μένει με 1.200€ παραπάνω στο τέλος του μήνα μόνο από τη μείωση των χιλιομέτρων.
Τι μπορείτε να κάνετε σήμερα στο γραφείο σας
Αν έχετε μια λίστα πελατών, ξεκινήστε από τα βασικά. Ελέγξτε τις τελευταίες 15 αποστολές σας. Υπήρξε κάποια καθυστέρηση επειδή ο οδηγός δεν έβρισκε την είσοδο; Σημειώστε το. Συχνά το πρόβλημα δεν είναι το φορτηγό ή ο υπάλληλος, αλλά η πληροφορία που του δίνετε. Ένα απλό συμμάζεμα στο Excel μπορεί να σας γλιτώσει από περιττά έξοδα που τρώνε το κέρδος σας κάθε μέρα χωρίς να το καταλαβαίνετε.
Στην Proxysepetim Media πιστεύουμε στα δεδομένα χωρίς θόρυβο. Δεν χρειάζονται ακριβά συστήματα για να ξεκινήσετε. Χρειάζεται μόνο προσοχή στη λεπτομέρεια και μια απόφαση να σταματήσετε να εμπιστεύεστε πληροφορίες που είναι μισές. Αν η λίστα σας έχει πάνω από 100 ονόματα, είναι σχεδόν βέβαιο ότι υπάρχουν λάθη. Διορθώστε τα τώρα, πριν η επόμενη αύξηση στα καύσιμα κάνει την κατάσταση ακόμα πιο δύσκολη για την επιχείρησή σας.
